Quel est le champ d'application de l'obligation de détenir un logiciel de caisse sécurisé ?

Êtes-vous obligé d’utiliser un logiciel de caisse sécurisé ?

L’article 286-I-3° bis du Code général des impôts (CGI) présente l’obligation pour une personne assujettie à la TVA d’utiliser un logiciel ou un système de caisse qui respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

Le respect des quatre conditions précitées (inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage) peut être justifié par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l’éditeur.

Sont soumis à cette obligation, les assujettis à la TVA, personnes physiques ou morales, quel que soit le secteur d’activité, qui effectuent des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation et à destination de clients particuliers, dès lors qu’ils utilisent un logiciel ou un système de caisse.

Ne sont pas soumis à cette obligation :

les assujettis qui réalisent l’intégralité de leurs opérations avec un ou des professionnels (B to B), dans la mesure où elles font obligatoirement l’objet d’une facturation ;
les assujettis à la TVA bénéficiant du régime de la franchise en base mentionnée à l’article 293 B du CGI (notamment les micro-entrepreneurs) ;
les assujettis soumis au régime du remboursement forfaitaire de TVA agricole prévu aux articles 298 quater du CGI et 298 quinquies du CGI ;
les assujettis effectuant exclusivement des opérations exonérées de TVA.

Pour vous savoir si vous êtes concerné par cette obligation, vous pouvez utiliser l'arbre décisionnel.

Vous trouverez ci-après la liste des questions abordées dans le présent article

Qu'est-ce qu'un logiciel ou système de caisse ?
Tous les logiciels de gestion commerciale incluant une fonctionnalité de caisse enregistreuse / d'encaissement sont-ils toujours à certifier par leurs éditeurs ?
Les assujettis relevant du régime de la franchise en base ou exonérés de TVA sont-ils concernés par l'obligation de détenir un logiciel de caisse sécurisé ?
Le dispositif est-il limité aux opérations réalisées avec des clients personnes physiques ?
Les dispositions de la mesure de certification des logiciels de caisse s’appliquent-elles aux succursales et filiales de sociétés étrangères ?
Les dispositions de la mesure de certification des logiciels de caisse s’appliquent-elles aux sociétés étrangères immatriculées à la TVA mais non établies en France ?
Est-ce que les dispositions de la mesure de certification des logiciels de caisse s’appliquent au commerce entre particuliers via des plate-formes électroniques ?
Les sociétés relevant du e-commerce entrent-elles dans le champ d'application de l'obligation de détention d'un logiciel non permissif en application de la mesure de certification des logiciels de caisse ?
Les logiciels monétiques sont-ils exclus du champ ?
Les dispositions ci-dessus s’appliquent-elles uniquement aux règlements réalisés en espèces ?
Qu'est-ce qu'un logiciel libre, propriétaire, développé en interne ?
Un commerçant détenteur d'une balance comptoir poids prix est-il concerné par la mise en application de la mesure de certification des logiciels de caisse ?
Un commerçant doit-il changer son système de pesage et d'encaissement au vu de la nouvelle obligation de détenir un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse posée à la mesure de certification des logiciels de caisse ?
Existe-t-il une obligation d'acquérir un logiciel de caisse sécurisé pour tous les assujettis à la TVA ?
Un assujetti à la TVA peut-il continuer à enregistrer les règlements de ses clients à la fois au moyen d'un logiciel de caisse mais aussi d'un facturier papier ?

Qu'est-ce qu'un logiciel ou système de caisse ?

Un logiciel ou système de caisse est un système informatique doté d’une fonctionnalité de caisse, laquelle consiste à mémoriser et à enregistrer extra-comptablement les paiements reçus en contrepartie d’une vente de marchandises ou de prestations de services c’est-à-dire que le paiement enregistré ne génère pas concomitamment, automatiquement et obligatoirement la passation d’une écriture comptable.
Ne sont pas considérés comme enregistrés extra-comptablement, quel que soit le mode de paiement, les paiements pour lesquels le logiciel ou système déclenche obligatoirement, instantanément et automatiquement, sans intervention humaine, une écriture dans le système d’information comptable.
Sont visés tous les logiciels ou systèmes de caisse permettant l'enregistrement des règlements de leurs clients quel que soit le mode de règlement (espèces, chèques, CB, virements, prélèvement).
Cette obligation s’applique aussi en cas d'enregistrement sur un logiciel ou système accessible en ligne.

Tous les logiciels de gestion commerciale incluant une fonctionnalité de caisse enregistreuse/ d'encaissement sont-ils toujours à certifier par leurs éditeurs depuis le 1er janvier 2018 ?

Depuis le 1er janvier 2018, tous les professionnels assujettis à la TVA, enregistrant les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel ou système de caisse sont tenus d’utiliser un matériel sécurisé et certifié.

Concernant les logiciels multi fonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l’ensemble du logiciel, devront être certifiées.

Les assujettis relevant du régime de la franchise en base ou exonérés de TVA sont-ils concernés par l'obligation de détenir un logiciel de caisse sécurisé ?

Conformément au 2 du II de l’article 286 du CGI, ne sont pas soumis à cette obligation :

les assujettis à la TVA bénéficiant du régime de franchise en base mentionnée à l’article 293 B du CGI ;
les assujettis effectuant exclusivement des opérations exonérées de TVA.

Le dispositif est-il limité aux opérations réalisées avec des clients personnes physiques ?

Un logiciel ou un système de caisse est un système informatisé dans lequel un assujetti enregistre les livraisons de biens et les prestations de services ne donnant pas lieu à facturation, c’est-à-dire à destination de clients particuliers.
En conséquence, le dispositif s’applique :

aux assujettis qui réalisent l'intégralité de leur chiffre d’affaires avec des clients particuliers ;
aux assujettis qui réalisent à la fois des opérations avec des clients particuliers et des clients professionnels.

En revanche, sont exclus du dispositif les assujettis qui réalisent l’intégralité de leurs opérations avec un ou des professionnels (B to B) dans la mesure où elles font obligatoirement l’objet d’une facturation.

Les dispositions de la mesure de certification des logiciels de caisse s’appliquent-elles aux succursales et filiales de sociétés étrangères ?

Le dispositif vise, sauf exception, tout assujetti à la TVA en France qui enregistre les règlements de ses clients particuliers au moyen d'un logiciel ou système de caisse. Les succursales et filiales de sociétés étrangères sont donc dans le champ d’application de l’obligation de détenir un logiciel et système sécurisé (cf. BOI-TVA-DECLA-30-10-30 § 20).

Les dispositions de la mesure de certification des logiciels de caisse s’appliquent-elles aux sociétés étrangères immatriculées à la TVA mais non établies en France ?

Le dispositif vise, sauf exception, tout assujetti à la TVA en France qui enregistre les règlements de ses clients particuliers au moyen d’un logiciel ou système de caisse.
Cela étant, par mesure de tolérance administrative, les entreprises étrangères immatriculées à la TVA non établies en France sont en dehors du champ d’application du dispositif (cf. BOI-TVA-DECLA-30-10-30 § 20).

Est-ce que les dispositions de la mesure de certification des logiciels de caisse s’appliquent au commerce entre particuliers via des plate-formes électroniques ?

Le dispositif vise tout assujetti à la TVA, à l’exception de ceux placés sous le régime de la franchise de TVA ou qui effectuent des opérations exonérées de TVA.
Le particulier qui effectue du e-commerce reste en dehors du champ de l’obligation tant qu’il demeure non assujetti à la TVA.

Les sociétés relevant du e-commerce entrent-elles dans le champ d'application de l'obligation de détention d'un logiciel non permissif en application de la mesure de certification des logiciels de caisse ?

Le dispositif vise, sauf exception, tout assujetti à la TVA en France qui enregistre les règlements de ses clients particuliers au moyen d’un logiciel ou système de caisse.

Les sociétés relevant du e-commerce, concernées par l'obligation de certification des logiciels ou systèmes de caisse, sont celles s’adressant :

à des clients non assujettis à la TVA (clients particuliers) ;
à la fois, à des clients non assujettis à la TVA (clients particuliers) et à des clients assujettis à la TVA (clients professionnels).

Les sociétés relevant du e-commerce qui s’adressent uniquement à des clients assujettis à la TVA (clients professionnels) ne sont pas concernées par l'obligation de certification des logiciels ou systèmes de caisse, dans la mesure où ces opérations sont soumises obligatoirement à facturation.

Les logiciels monétiques sont-ils exclus du champ ?

Les logiciels monétiques ou terminaux de paiement électroniques, sont des appareils électroniques capables de lire les données d’une carte bancaire, d’enregistrer une transaction, et de communiquer avec un serveur d’authentification à distance.
Au regard de cette définition, les stricts terminaux de paiement sont exclus du dispositif.

Les dispositions ci-dessus s’appliquent-elles uniquement aux règlements réalisés en espèces ?

Non, le dispositif vise tous les logiciels et systèmes de caisse permettant l’enregistrement des opérations de règlements de leurs clients quel que soit le mode de règlement (espèces, chèques, CB, virements, prélèvements).

Qu'est-ce qu'un logiciel libre, propriétaire, développé en interne ?

Un logiciel libre est un logiciel dont les utilisateurs ont un libre usage, une libre étude, une libre modification et une libre distribution.
Un logiciel propriétaire est un logiciel qui ne permet pas légalement et techniquement d'exercer les quatre libertés évoquées ci-dessus.
Un logiciel développé en interne est un logiciel développé par l'assujetti lui-même ou par une société membre du groupe ou par un intégrateur externe.
Ces libertés permettent aux utilisateurs d’adapter le logiciel à leurs besoins spécifiques. Les modifications que les utilisateurs peuvent apporter au logiciel libre ou développé en interne ne doivent pas avoir pour objet ou pour effet d’altérer le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.

Un commerçant détenteur d'une balance comptoir poids prix est-il concerné par la mise en application de la mesure de certification des logiciels de caisse ?

Les instruments de mesure réglementés, comme les balances, munis d’un dispositif de mémorisation des règlements, qui sont utilisés à la fois pour déterminer le prix à payer des articles en fonction de la grandeur mesurée et pour enregistrer le règlement doivent être certifiés.

Il en est de même si plusieurs instruments de mesure réglementés sont interconnectés ou fonctionnent en réseau, chacun d’entre eux devant être certifié.

Les balances qui ont une fonction de mémorisation des opérations d’encaissement entrent donc dans le champ d’application de la mesure.

Tout assujetti à la TVA qui détiendra ce type de matériel doit donc être en mesure de justifier que son matériel respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage, soit par la production d’un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 433-4 du Code de la consommation, soit par la production d’une attestation individuelle qui lui aura été délivrée par l’éditeur du matériel.

En revanche, les balances qui n’ont pas de fonction de mémorisation des opérations d’encaissement n’entrent pas dans le champ d’application de la mesure de certification des logiciels de caisse.

Concrètement, il est possible de distinguer trois grands types de configuration possibles :

l’utilisation d’une balance comptoir poids/prix : la balance doit être certifiée ;
l’utilisation d’une balance comptoir poids/prix avec une solution de connexion à une caisse certifiée : la balance et la caisse doivent être toutes les deux certifiées ;
l’utilisation d’une balance tactile intégrée ou terminal point de vente, qui intègre à la fois une solution de pesage et d’encaissement, certifié : l’ensemble de la solution doit être certifié.

Un commerçant doit-il changer son système de pesage et d'encaissement au vu de la nouvelle obligation de détenir un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse posée à la mesure de certification des logiciels de caisse ?

Sont visés par cette obligation, les logiciels et système de caisse qui permettent d’automatiser des calculs et de mémoriser des opérations d’encaissement.
Ainsi, les fonctions d’encaissement doivent être attestées par l’éditeur ou certifiées par un organisme accrédité.
Si le système de pesage et d’encaissement du commerçant ne peut pas être certifié ou faire l'objet d’une attestation, il doit alors s’équiper d’un nouveau matériel répondant aux conditions précitées d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage de données.

Un raisonnement analogue doit être tenu pour les rampes de boissons automatisées, les automates de paiement ou encore les distributeurs automatiques de marchandises (boissons, gâteaux, etc.) qui disposent d’une fonctionnalité de caisse. Dès lors, celles-ci doivent être certifiées.

Existe-t-il une obligation d'acquérir un logiciel de caisse sécurisé pour tous les assujettis à la TVA ?

Le dispositif prévoit l’obligation, à compter du 1er janvier 2018 pour les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients non assujettis au moyen de tout logiciel ou système de caisse, d’utiliser un logiciel conforme satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.
Ces nouvelles dispositions ne créent pas d’obligation de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse.
Le choix de l’utilisation d’un tel logiciel appartient à chaque assujetti.

Si l'assujetti décide d’avoir recours à un logiciel disposant de fonctionnalités de caisse pour enregistrer les règlements de ses clients, il entre dans le champ d’application de cette obligation et devra utiliser un logiciel conforme aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage de données.

Un assujetti à la TVA peut-il continuer à enregistrer les règlements de ses clients à la fois au moyen d'un logiciel de caisse mais aussi d'un facturier papier ?

L’assujetti est libre d’utiliser deux modes d’enregistrement des règlements de ses clients, l'un informatisé et l’autre papier.
Cependant, dès que l’assujetti a recours à un logiciel disposant de fonctionnalités de caisse, il entre dans le champ d’application de l’obligation de détenir un logiciel de caisse sécurisé. Il devra alors présenter le certificat délivré par un organisme accrédité ou l'attestation individuelle de l'éditeur pour le logiciel de caisse utilisé.

MAJ le 30/10/2024